I. АДМИНИСТРАТОР НА ЛИЧНИ ДАННИ
Администратор на личните данни е:
Наименование: „ИВЕНТ НЮЛАЙВ“ ЕООД (Event NewLive Agency)
ЕИК/БУЛСТАТ: 205302339
Седалище и адрес на управление: гр. Хасково 6300, пл. „Свобода“ № 15
Представляващ: Теодор Тодоров
Контакт по въпроси за личните данни: office@eventnewlive.eu
За упражняване на права и за въпроси относно обработването на лични данни използвайте посочения електронен адрес или изпратете писмено искане до адреса на управление. В предмета на съобщението е препоръчително да посочите „Лични данни – искане“.
II. ОБХВАТ НА ПОЛИТИКАТА
Политиката обхваща обработването на лични данни във връзка с:
- уебсайтовете prnewlive.eu , eventnewlive.eu , svatbata.online , teodorvodesht.eu , emotionweddingday.com и други интернет страници, които изрично препращат към настоящата политика;
- запитвания, контактни форми, искания за оферти и онлайн планиране на събития;
- договаряне, организация и изпълнение на сватби, абитуриентски балове, фирмени, частни, сценични и други събития;
- предоставяне на водещи, DJ-и, артисти, фотографи, оператори, декоратори, технически екипи, оборудване, транспорт, настаняване и други заявени услуги;
- комуникация по телефон, електронна поща, форми за контакт, социални мрежи и други официални канали;
- фотографиране, видео- и аудиозапис, когато са част от заявена услуга, документиране на изпълнението или законосъобразно портфолио и реклама;
- маркетингови съобщения и бюлетини, когато лицето е дало валидно съгласие или е приложимо друго законово основание;
- отношения с доставчици, подизпълнители, партньори, кандидати за работа и членове на екипа.
Външни уебсайтове, платежни страници, социални мрежи и платформи имат собствени политики за поверителност. При преминаване към тях се прилагат и правилата на съответния доставчик.
III. ПРИНЦИПИ НА ОБРАБОТВАНЕ
Обработваме лични данни при спазване на принципите за законосъобразност, добросъвестност и прозрачност; ограничение на целите; свеждане на данните до необходимия минимум; точност; ограничение на съхранението; цялостност и поверителност; отчетност.
Не използваме получени за конкретно запитване или договор данни за несъвместима цел. Не продаваме лични данни.
IV. КАКВИ ЛИЧНИ ДАННИ МОЖЕМ ДА ОБРАБОТВАМЕ
4.1. Данни за идентификация и контакт
- име и фамилия;
- телефонен номер, електронна поща, адрес за кореспонденция;
- длъжност, организация и данни за представителство, когато действате от името на юридическо лице;
- подпис и данни, съдържащи се в договори, декларации, протоколи и кореспонденция.
4.2. Данни за запитването, офертата и събитието
- вид, дата, час и място на събитието;
- брой гости, желани услуги, бюджет, предпочитания, цветова концепция, програма и организационни детайли;
- данни за локации, доставчици, участници и лица за контакт;
- възрастова група, когато е действително необходима за подходяща услуга или законово ограничение;
- друга информация, която доброволно предоставяте в свободно текстово поле, файл, снимка или съобщение.
4.3. Договорни, счетоводни и платежни данни
- данни по договор, оферта, поръчка, протокол, фактура и платежен документ;
- банкова сметка и информация за извършено плащане;
- ЕИК, адрес и данни за фактуриране на клиент или партньор;
- информация за задължения, възстановявания, рекламации и правни претенции.
При плащане чрез външен доставчик данните за платежната карта обичайно се въвеждат директно в защитената среда на платежния доставчик. Администраторът не следва да съхранява пълни данни на банкови карти, освен ако изрично не е посочено друго и е осигурено приложимото ниво на защита.
4.4. Комуникационни данни
- съдържание на електронни писма, формуляри, чатове и съобщения;
- дата, час, участници и предмет на комуникацията;
- запис на телефонен разговор само когато предварително сте уведомени и съществува законосъобразно основание;
- данни, съдържащи се в запитвания, оплаквания, отзиви и рекламации.
4.5. Снимки, видео и аудио
При организация и провеждане на събития могат да бъдат създавани фотографии, видео- и аудиозаписи. Условията за заснемане и използване зависят от конкретната цел, договорената услуга, ролята на лицето в кадъра и приложимото правно основание. Публичното използване на разпознаваем образ за портфолио или реклама не се основава автоматично на самото присъствие на събитието.
4.6. Технически данни и данни от уебсайта
- IP адрес, дата и час на достъп, заявен адрес/страница и референтен адрес;
- тип и версия на браузъра, операционна система, устройство и приблизителна техническа информация;
- сървърни логове, събития за сигурност и антиспам данни;
- идентификатори и предпочитания от бисквитки или сходни технологии.
4.7. Специални категории лични данни
Понякога организацията на събитие може да включва доброволно предоставена информация, от която се разкриват религиозни убеждения или ритуали, здравословни потребности, алергии, достъпност, хранителни ограничения или други чувствителни обстоятелства. Такива данни се събират само когато са действително необходими за поисканата услуга и при наличие на приложимо основание по чл. 9 от GDPR, обичайно изрично съгласие, освен когато законът допуска друго. Те не се използват за профилиране или несвързан маркетинг.
V. ОТКЪДЕ ПОЛУЧАВАМЕ ДАННИТЕ
Получаваме лични данни:
- директно от Вас – чрез форма, електронна поща, телефон, среща, договор, плащане или друг канал;
- от клиент или организатор, който предоставя минимално необходима информация за участник, гост, представител, доставчик или лице за контакт;
- от доставчици и партньори, когато това е необходимо за изпълнение на заявена услуга;
- от публични източници, когато е необходимо за контакт с организация, проверка на представителна власт, защита на права или изпълнение на законово задължение;
- автоматично – чрез сървърни логове, бисквитки и технологии на сайта.
Когато предоставяте данни за друго лице, следва да имате право да го направите и да го насочите към настоящата политика. Това не освобождава администратора от неговите собствени задължения за информиране, когато те са приложими.
VI. ЦЕЛИ И ПРАВНИ ОСНОВАНИЯ
6.1. Запитвания, консултации и оферти
Цел: да отговорим на запитването, да проверим възможност за изпълнение, да подготвим индивидуална оферта и да предприемем действия преди сключване на договор. Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR – действия по искане на лицето преди сключване на договор; при общо бизнес запитване може да е приложим и законен интерес по чл. 6, пар. 1, б. „е“.
6.2. Сключване и изпълнение на договор
Цел: резервиране на дата и екип, планиране, комуникация, координация с доставчици, изпълнение на услугите, приемане на плащания, издаване на документи, промени, рекламации и приключване на събитието. Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR.
6.3. Законови задължения
Цел: счетоводно и данъчно отчитане, издаване и съхранение на фактури и други документи, съдействие на компетентни органи и изпълнение на задължения по приложимото право. Правно основание: чл. 6, пар. 1, б. „в“ GDPR.
6.4. Сигурност, предотвратяване на злоупотреби и защита на права
Цел: защита на уебсайта, системите, техниката, имуществото и екипа; установяване на инциденти; предотвратяване на измами и злоупотреби; доказване на договорни действия; установяване, упражняване или защита на правни претенции. Правно основание: законен интерес по чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR, след преценка на необходимостта и баланса с правата на лицата; при специални категории данни може да се приложи чл. 9, пар. 2, б. „е“ GDPR.
6.5. Служебни съобщения
Съобщенията, необходими за запитване, оферта, договор, плащане, организация, промяна, безопасност, рекламация или упражняване на права, са служебни и не са маркетингови съобщения. Основанието е договор, преддоговорни действия, законово задължение или законен интерес според случая.
6.6. Маркетинг и специални предложения
Изпращаме бюлетини, рекламни съобщения и специални предложения по електронна поща, SMS, телефон или друг канал само при валидно съгласие или когато приложимият закон допуска конкретно изключение. Съгласието за маркетинг е отделно от приемането на Общите условия и от необходимото обработване за оферта или договор. То може да бъде оттеглено по всяко време, без това да засяга основната услуга.
6.7. Бисквитки, статистика и персонализация
Необходимите технологии се използват за функциониране и сигурност на сайта на основание законен интерес и приложимите правила за електронни съобщения. Аналитични, персонализиращи и маркетингови бисквитки се активират само след предварителен избор/съгласие, когато такова се изисква.
6.8. Снимки, видео и аудио
- Когато заснемането е поръчана услуга или е необходимо за изпълнение и предаване на договорен материал, основанието е договорът.
- Когато ограничен запис е необходим за доказване на изпълнение, контрол на качеството, сигурност или защита при претенции, основанието може да бъде законен интерес след преценка на баланса.
- За публикуване на разпознаваеми лица като основен обект в портфолио, реклама, социални мрежи или представителни материали се прилага отделно и подходящо правно основание, обичайно конкретно съгласие или изрично договорно разрешение, когато то е валидно и законосъобразно.
- Кадри на декорация, сцена, техника, общи планове и детайли, при които лицата не са разпознаваеми или не са основен обект, могат да бъдат използвани при наличие на законен интерес и при спазване на разумните очаквания и правата на присъстващите.
- Когато обработването се основава на съгласие, оттеглянето действа занапред. Администраторът предприема разумни действия за премахване от каналите под негов контрол, но не може да гарантира изтриване на вече споделени копия, архиви или публикации на независими трети лица.
6.9. Подбор на екип и кандидати
При кандидатстване за работа или участие в екип данните се обработват за разглеждане на кандидатурата и евентуално сключване на договор, на основание преддоговорни действия, законен интерес и приложими законови задължения. Включване в бъдеща база с кандидати се извършва със съгласие, когато такова е необходимо.
VII. ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ И ДОБРОВОЛНИ ДАННИ
Полетата, отбелязани като задължителни, са необходими за отговор, оферта, договор или изпълнение на законово задължение. Ако не бъдат предоставени, може да не е възможно да подготвим оферта, да сключим договор или да изпълним заявена услуга.
Свободните текстови полета не следва да съдържат повече лични данни от необходимото. Не изпращайте ЕГН, снимки на лични документи, здравни документи, данни за банкови карти или чувствителна информация, освен ако това изрично е поискано по защитен канал и е необходимо за конкретна законна цел.
VIII. ЛИЧНИ ДАННИ НА ДЕЦА И НЕПЪЛНОЛЕТНИ
Услугите не са предназначени за самостоятелно договаряне от малолетни лица. Когато клиентът или участникът е под 18 години, комуникацията и договорните действия се извършват чрез родител, настойник, попечител или друго оправомощено лице, освен когато законът допуска друго.
Снимки, видеа и други данни на деца се обработват с повишено внимание, само за конкретна цел и при приложимото разрешение/съгласие. Не публикуваме чувствителна или унизителна информация за деца и ограничаваме достъпа до данните им.
IX. ПРЕДАВАНЕ НА ДАННИ ИЗВЪН ЕВРОПЕЙСКОТО ИКОНОМИЧЕСКО ПРОСТРАНСТВО
Някои доставчици на облачни услуги, електронна поща, социални мрежи, видео, статистика или реклама могат да обработват данни извън Европейското икономическо пространство. Когато това се случва, използваме приложим механизъм по GDPR – решение за адекватно ниво на защита, стандартни договорни клаузи, обвързващи фирмени правила или друго допустимо основание – и при необходимост допълнителни мерки.
X. СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЕНИЕ
Съхраняваме данните само толкова дълго, колкото е необходимо за целта, законовите задължения и защитата на права. Обичайните срокове са:
- Запитване/оферта без сключен договор: До 12 месеца след последната съществена комуникация, освен ако има спор, изрично искане за бъдещ контакт или друго основание.
- Договор, проектна документация и кореспонденция: За срока на договора и обичайно до 5 години след приключването му или окончателното уреждане на отношенията; при спор – до окончателното му приключване и приложимите давностни срокове.
- Счетоводни, данъчни и платежни документи: За сроковете, определени в приложимото счетоводно и данъчно законодателство, обичайно до 10 години за съответните категории документи.
- Маркетингови контакти: До оттегляне на съгласието/отписване или до прекратяване на приложимото законово основание; базите се преглеждат периодично.
- Доказателства за съгласие или оттегляне: За срока на използване и за необходимия период за доказване на законосъобразност и защита при претенции.
- Сървърни логове и данни за сигурност: Обичайно до 6 месеца, освен при инцидент, злоупотреба или правна претенция.
- Записи на телефонни разговори, когато се правят: За предварително обявен ограничен срок, обичайно до 6 месеца, освен ако записът е необходим за рекламация или спор.
- Снимки и видео за предаване на клиента: За срока, необходим за обработка, предаване, архивиране и договорна/правна защита.
- Публично портфолио и маркетингови материали: До отпадане на целта, уважено възражение или оттегляне на приложимото съгласие, с периодичен преглед и съобразяване на техническата възможност за премахване.
- Кандидатури без сключен договор: Обичайно до 6 месеца след приключване на подбора, освен при съгласие за по-дълго съхранение или законово основание.
След изтичане на сроковете данните се изтриват, анонимизират или ограничават, освен ако законът изисква по-дълго съхранение.
XI. ВАШИТЕ ПРАВА
При условията на GDPR имате право:
- на информация и достъп до личните данни и копие от тях;
- на коригиране на неточни и допълване на непълни данни;
- на изтриване („право да бъдеш забравен“), когато са изпълнени законовите предпоставки;
- на ограничаване на обработването;
- на преносимост за данни, обработвани автоматизирано въз основа на съгласие или договор, когато правото е приложимо;
- на възражение срещу обработване на основание законен интерес и по всяко време срещу директен маркетинг;
- да оттеглите съгласие по всяко време, без засягане на законосъобразността преди оттеглянето;
- да не бъдете обект на решение, основано единствено на автоматизирано обработване, което поражда правни или сходно значими последици, освен в предвидените от закона случаи;
- да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни и да потърсите съдебна защита.
11.1. Как да упражните право
Изпратете искане до office@eventnewlive.eu или на адреса на управление. Посочете име, контакт за отговор, какво право упражнявате и достатъчно информация, за да установим за кои данни се отнася искането. Не изпращайте копие на лична карта, освен ако не е изрично поискано и не съществува по-малко инвазивен начин за проверка на самоличността.
Отговаряме без неоправдано забавяне и по правило до един месец. При сложност или голям брой искания срокът може да бъде удължен с до още два месеца, като ще бъдете уведомени. Исканията обичайно са безплатни; при явно неоснователни или прекомерни искания законът допуска разумна такса или отказ.
11.2. Жалба до надзорния орган
Можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2. Актуална информация за начините за подаване е достъпна на cpdp.bg . Препоръчително е първо да се свържете с нас, за да опитаме да разрешим въпроса, но това не е задължително условие за жалба.
XII. БИСКВИТКИ И СХОДНИ ТЕХНОЛОГИИ
Бисквитката е малък файл/идентификатор, който сайтът съхранява или прочита чрез браузъра. Използваните категории могат да включват:
- необходими – за основна функционалност, сигурност, балансиране на натоварване, запазване на избор за поверителност и антиспам;
- функционални – за предпочитания и подобрено потребителско изживяване;
- аналитични – за обобщена статистика за посещенията и използването на сайта;
- маркетингови – за измерване на кампании, персонализирана реклама и взаимодействие със социални мрежи;
- бисквитки на трети страни – например при вградено видео, карта, социална публикация или външен формуляр.
Незадължителните бисквитки и сходни технологии се активират само след предварителен избор, когато приложимото право изисква съгласие. Отказът трябва да е толкова лесен, колкото приемането. Можете по всяко време да промените избора си чрез настройките за бисквитки на сайта и настройките на браузъра. Блокирането на необходимите технологии може да наруши работата на сайта.
Конкретните имена, доставчици, цели и срокове на отделните бисквитки следва да се показват в актуалния панел/декларация за бисквитки, тъй като могат да се променят при технически обновявания.
XIII. СОЦИАЛНИ МРЕЖИ, ВГРАДЕНО СЪДЪРЖАНИЕ И ВЪНШНИ ВРЪЗКИ
Страниците и профилите на Event NewLive Agency в социални мрежи се управляват чрез платформи на трети лица. Когато взаимодействате с публикация, изпращате съобщение, коментирате или гледате вградено съдържание, платформата може да обработва данни съгласно собствените си условия. В зависимост от конкретната функция платформата и администраторът могат да действат като самостоятелни или съвместни администратори за определени операции.
Не носим отговорност за съдържанието и практиките на независими външни сайтове. Преди предоставяне на данни там прегледайте тяхната политика за поверителност.
XIV. СИГУРНОСТ НА ДАННИТЕ
Прилагаме подходящи технически и организационни мерки според риска, включително контрол на достъпа, индивидуални профили и пароли, защитена комуникация, архивиране, актуализации, антивирусни/антиспам решения, ограничаване на достъпа до необходимото, правила за поверителност и управление на инциденти. Мерките се преглеждат и актуализират при промяна на риска или системите.
Нито една система не може да гарантира абсолютна сигурност. При установено нарушение на сигурността предприемаме действия за ограничаване на последиците и уведомяваме КЗЛД и/или засегнатите лица, когато законът го изисква.
XV. АВТОМАТИЗИРАНО ВЗЕМАНЕ НА РЕШЕНИЯ
Не вземаме решения, основани единствено на автоматизирано обработване, които пораждат правни последици или Ви засягат по сходен значим начин. Възможно е да използваме автоматизирани антиспам, сигурност и технически филтри, които не определят самостоятелно дали ще бъде сключен договор или предоставена услуга.
XVI. ПРОМЕНИ В ПОЛИТИКАТА
Политиката може да бъде изменяна при промяна на закона, услугите, технологиите или начина на обработване. Актуалният текст се публикува на уебсайта. Съществени промени, които засягат лица по действащо правоотношение, се съобщават по подходящ начин, когато това е необходимо.
XVII. КОНТАКТ
Наименование: „ИВЕНТ НЮЛАЙВ“ ЕООД / Event NewLive Agency
ЕИК/БУЛСТАТ: 205302339
Адрес: гр. Хасково 6300, пл. „Свобода“ № 15
Електронна поща: office@eventnewlive.eu
